CARACTÉRISTIQUES DU POSTE 

  • CDI temps plein
  • Poste basé à Saint Genis Laval avec déplacements sur le Rhône
  • Rémunération mensuelle brute selon convention collective « Accords CHRS-Nexem » à partir de 1842 euros (base temps plein groupe 5), + si expérience

Merci d’adresser votre candidature (CV + lettre de motivation) à l’attention de Julie MARCEL, Cheffe de Service Formation (j.marcel@alynea.org) sous la référence ASSISTANAT

Dans le cadre du suivi administratif de son service, ALYNEA recherche pour son service Formation : 1 Assistant.e administratif.ve de Service

CONTEXTE DE L’OFFRE ET MISSIONS

Notre service met en oeuvre des dispositifs de formation et d’accompagnement sur le département du Rhône pour des financeurs variés (Pôle Emploi, Conseil Régional, Métropole de Lyon, MMIE, CARSAT, etc.). Il accompagne plus de 800 personnes par an dans le développement de leurs compétences et sur 4 domaines principaux : français langue étrangère, inclusion numérique, insertion professionnelle et création d’entreprise. Dans ce cadre, l’assistant(e) administratif(-ive) du Service Formation aura pour mission de :

  • Gérer administrativement les parcours de formations (notamment : renseignement des applicatifs liés aux actions de formation, suivi des prescriptions et des sélections, convocation des stagiaires, préparation des livrables d’entrée en formation et de suivi, constitution et saisie des dossiers de rémunération des stagiaires, édition et suivi des feuilles de présence, suivi des assiduités, sorties administratives, édition et suivi des attestations de compétences et de fin formation, suivi post formation, archivage, etc.)
  • Prendre en charge de l’accueil téléphonique du service et communiquer avec les parties intervenant dans les activités du service
  • financeurs et prescripteurs, stagiaires, autres organismes de formation, formateurs, etc.
  • Mettre à jour les outils de pilotage (logiciel interne, plateformes financeurs, applicatifs externes, etc.)
  • Élaborer et suivre la facturation
  • Participer au bon fonctionnement du système qualité et à son amélioration
  • Gérer les stocks de fournitures
  • Apporter un appui au besoin à la préparation et au suivi des plannings des salles et des équipements
  • Apporter un appui à la constitution des dossiers administratifs (habitations, référencements, réponses à AO ou AAP)

COMPÉTENCES REQUISES

  • Bonne connaissance du secteur de la formation professionnelle
  • Maîtrise du Pack Office ; connaissance des applicatifs externes (Kairos, Prosper, Eos, Défi, etc.) et appétence pour les applicatifs métier (de type Sc-Form)
  • Bonne communication écrite (capacités rédactionnelles) et orale (sens relationnel et capacité d’adaptation avec tous types d’interlocuteurs : salariés, stagiaires, partenaires extérieurs)
  • Rigueur, sens du service, organisation et autonomie, réactivité, adaptabilité
  • Adhésion au projet de l’association et du pôle
  • Motivation à travailler auprès / pour des publics fragilisés
  • Respect de la confidentialité des données
  • Mobilité adaptée au territoire d’intervention (permis B souhaité)

DIPLÔME REQUIS ET EXPÉRIENCE SOUHAITÉE

  • Niveau 5 en Assistanat de direction ou équivalent
  • OU expérience significative sur le poste